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Conditions Générales au 25 mai 2018 de la mission de gestion de la paie

 

Conditions générales de la mission au 25 mai 2018

Art 1 – Vous nous confiez le traitement des données sociales de votre entreprise/association. La mission confiée à Chronopaie comprend l’élaboration des bulletins de salaires, des déclarations auprès des différents organismes sociaux, la production des états récapitulatifs, les écritures comptables à intégrer à votre comptabilité générale. Le détail de la mission est fonction du forfait choisi. Ci-dessous le détail des missions à l’article 10.

Art 1.1 – La personne remplissant le questionnaire de création du dossier et acceptant les conditions générales de la mission atteste être dument habilitée pour représenter l’entreprise ou l’association.

 

Partie 1 – Communication des informations par le client

Art 2 – Pour le bon accomplissement de la mission le client s’engage à communiquer à Chronopaie, chaque mois, au moyen des supports mis à sa disposition par notre cabinet toutes les informations nécessaires à l’établissement des bulletins de salaires au plus tard deux jours ouvrés avant la date prévue pour leur remise aux salariés. Le client transmettra à Chronopaie :

Art 2.1 A réception par le client de documents émis par les organismes sociaux et administrations, le client doit en faire parvenir une copie à Chronopaie dans les meilleurs délais. Ces documents sont indispensables à Chronopaie pour la bonne tenue des dossiers.

Art 2.2 – Tous les documents demandés par Chronopaie et nécessaires à la mise en place du dossier ou à sa mise à jour devront être remis dans les délais communiqués.

Art 2.3 – En cas de non communication des informations ou des documents nécessaire à la continuité de la mission, Chronopaie pourra mettre fin à la mission sans préavis. Aucune indemnité ne pourra être réclamée.

Art 3 – Le classement des salariés par rapport à la Convention collective nationale est du ressort du chef d’entreprise, ce dernier devant transmettre à Chronopaie le nom de la Convention collective et la classification de chaque employé au regard de la convention collective.

Art 4 – Les présentes conditions se limitent à régler les relations entre Chronopaie et son client. Chronopaie n’a aucun lien direct avec les salariés de l’entreprise. Le chef d’entreprise conserve  la gestion et la formalisation de ses relations avec ses salariés.

Art 5 – Le client doit assurer la sauvegarde des données et traitement informatisés pour en garantir la conservation et l’inviolabilité.

 

Partie 2 – Fourniture des documents par Chronopaie

Art 6 – Les bulletins de salaires sont fournis au client par Chronopaie dans les deux jours ouvrés qui suivent : 1 – la réceptions des variables de paie transmises par le client et 2 – le règlement des honoraires.

Art 6.1 – Tous les documents sont transmis par message électronique au client au format PDF lisibles avec le logiciel Acrobat Reader téléchargeable sur le site internet d’Adobe. Si le client souhaite un envoi par courrier postal, une participation aux frais d’envoi sera facturée au client.

Art 6.2 – Les montants télépayés aux organismes sociaux lors de la transmission des DSN sont fournies par e-mail au client lors de l’envoi de la DSN. Le client devra s’assurer que son compte est suffisamment approvisionné, qu’il a bien souscrit un mandat SEPA auprès des organismes sociaux concernés et que sa banque est informé dans la souscription de ces mandats SEPA.

Art 6.2.1 – Si le client n’a pas souscrit au télépaiement auprès des organismes sociaux, il devra récupérer les montants et coupons de paiement lors de chaque échéance auprès des organismes concernés.

Art 6.3 – Le client mandate Chronopaie pour la transmission électronique des DSN auprès de net-entreprise et des télépaiements qui y sont attaché. Le client peut consulter l’ensemble du cahier des charges DSN et des obligations y afférents sur http://www.dsn-info.fr/.

Art 6.4 Les documents faisant l’objet d’une commande spécifique et d’une facturation spécifique seront envoyés au client par e-mail dans les délais convenus conjointement et après encaissement du montant des honoraires.

Art 6.5 Si le client n’a pas communiqué les éléments (variables de paie, taux de cotisations, documents divers, etc….) indispensables à la réalisation de la prestation demandée, ou si le montant des honoraires n’a pas était soldé, Chronopaie ne pourra fournir la prestation. L’attention du client est particulièrement attirée sur le fait que la non réalisation de la prestation du fait de manquement du client à la transmission d’information, peut l’amener à contrevenir à ses obligations vis-à-vis de ses employés, des organismes sociaux, de l’administration. Chronopaie ne pourra en être tenu responsable.

 

Partir 3 – Durée de la mission

Art 7 – Cette mission a un caractère mensuel. Elle se renouvelle chaque mois par tacite reconduction, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des parties avant le 20ème jour du mois pour le mois en cours.

 

 

Partie 4 – Honoraires

Art 8 – Pour cette mission, les honoraires mensuels forfaitaires de Chronopaie sont calculés par bulletin de salaire émis dans le mois. Le montant total de la prestation mensuelle est donc fonction du nombre de bulletins de salaire établis dans le mois civil. En cas de poursuite de la mission au-delà de la présente année civile, Chronopaie transmettra le prix actualisé de la prestation.

Art 8.1 – Le montant des honoraires est facturé chaque mois le 20 du mois pour les bulletins du mois en cours. Le montant des honoraires facturés est payable avant la fourniture de la prestation et au plus tard dans les 10 jours qui suivent la date de facturation. Les bulletins de salaires ou tout autres prestations sont fournis après règlement de la facture concernant cette prestation.

Art 8.1.1 – En cas d’établissement de bulletins supplémentaires par rapport à la facture établis, une facturation complémentaire aura lieu.

Art 8.1.2 – En cas de transmission d’un DSN mensuelle à « néant » car aucun bulletin de salaire n’a été facturé dans le mois civil concerné, une facturation spécifique sera établie pour l’envoi de cette DSN.

Art 8.2 – Les pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date. Le taux d’intérêt des pénalités de retard est égal à trois fois le taux d’intérêt légal, ce taux est égal au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.

Art 8.3 – Les modes de règlements acceptés sont : Carte bancaire (sur plateforme paypal), Transferts Paypal, Virement bancaire, Chèque bancaire, Prélèvement automatique SEPA.

Art 8.4 – En cas de non-paiement des honoraires par le client, Chronopaie pourra résilier la mission et ne pourra être tenu responsable du fait que la résiliation de la mission a pour conséquence que le client contrevienne à ses obligations vis-à-vis de ses employés, des organismes sociaux, de l’administration.

 

Partie 5 – Les différentes missions sur forfait

Art 9 – A partir du 1er avril 2018, les forfaits d’honoraires sont :

Le Forfait « 100% » est de 26 € HT par bulletin de salaire.

Le Forfait « BTP » est de 24 € HT par bulletin de salaire. Ce forfait est uniquement applicable aux entreprises appliquant la convention collective du bâtiment.

Le Forfait « Association » est de 24 € HT par bulletin de salaire. Ce forfait est uniquement applicable aux associations déclarées « loi 1901 ».

Le Forfait « Basic » est de 20 € HT par bulletin de salaire.

 

Art 10 – Le détail de la prestation comprise dans chaque forfait est :

 

Art 10.1 Compris dans le forfait « 100% » :

  • Paramétrage des informations relatives à l’entreprise en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des informations relatives aux salariés en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des automatismes de calcul ;
  • Etablissement et transmission de la déclaration préalable à l’embauche (sur demande expresse) ;
  • Etablissement des fiches de paie au format clarifié ;
  • Edition du journal de paie (sur demande expresse) ;
  • Edition de l’état de paiement (sur demande expresse) ;
  • Edition des fiches individuelles (sur demande expresse) ;
  • Edition du tableau des charges (sur demande expresse) ;
  • Ventilation analytique des salaires ;
  • Edition au format « registre unique du personnel » (sur demande expresse) ;
  • Edition du récapitulatif CICE (sur demande expresse) ;
  • Préparation des écritures comptables de paie (sur demande expresse) ;
  • Etablissement du solde de tout compte en fin de contrat ;
  • Transmission des DSN évènementielle en cas d’arrêt de travail ou fin de contrat ;
  • Etablissement des demandes de prestation prévoyance en cas d’arrêt de travail pour maladie ou accident (sur demande expresse) ;
  • Etablissement du certificat de travail en fin de contrat;
  • Transmission de la DSN phase III mensuelle avec télépaiements ;
  • Etablissement de la déclaration annuelle de la participation à la formation professionnelle ;
  • Etablissement de la déclaration annuelle libératoire à la taxe d’apprentissage ;
  • Etablissement de la déclaration annuelle du versement libératoire de la participation à l’effort de construction ;
  • Etablissement de la déclaration de la taxe sur les salaires ;
  • Assistance dans l’adhésion auprès des organismes sociaux : Urssaf, Retraites ARRCO-AGIRC, Prévoyance.

 

Art 10.2  Compris dans le forfait « BTP » :

  • Paramétrage des informations relatives à l’entreprise en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des informations relatives aux salariés en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des automatismes de calcul ;
  • Etablissement et transmission de la déclaration préalable à l’embauche (sur demande expresse) ;
  • Etablissement des fiches de paie au format clarifié ;
  • Edition du journal de paie (sur demande expresse) ;
  • Préparation des écritures comptables de paie (sur demande expresse) ;
  • Edition du récapitulatif CICE (sur demande expresse) ;
  • Etablissement du solde de tout compte ;
  • Transmission des DSN évènementielle en cas d’arrêt de travail ou fin de contrat ;
  • Etablissement du certificat de travail ;
  • Transmission de la DSN phase III mensuelle avec télépaiements ;
  • Etablissement de la déclaration annuelle libératoire à la taxe d’apprentissage ;
  • Etablissement de la déclaration des cotisations à la caisse des congés payés.

 

Art 10.4 Compris dans le forfait « Association » :

  • Paramétrage des informations relatives à l’entreprise en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des informations relatives aux salariés en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des automatismes de calcul ;
  • Etablissement et transmission de la déclaration préalable à l’embauche (sur demande expresse) ;
  • Etablissement des fiches de paie au format clarifié ;
  • Edition du journal de paie (sur demande expresse) ;
  • Préparation des écritures comptables de paie (sur demande expresse) ;
  • Etablissement du solde de tout compte ;
  • Transmission des DSN évènementielle en cas d’arrêt de travail ou fin de contrat ;
  • Etablissement du certificat de travail ;
  • Transmission de la DSN phase III mensuelle avec télépaiements ;
  • Etablissement de la déclaration de la taxe sur les salaires ;

 

Art 10.6 Compris dans le forfait « Basic » :

  • Paramétrage des informations relatives à l’entreprise en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des informations relatives aux salariés en fonction des éléments transmis ;
  • Paramétrage des automatismes de calcul ;
  • Etablissement et transmission de la déclaration préalable à l’embauche (sur demande expresse) ;
  • Etablissement des fiches de paie au format clarifié ;
  • Edition du journal de paie (sur demande expresse) ;
  • Etablissement du solde de tout compte ;
  • Transmission des DSN évènementielle en cas d’arrêt de travail ou fin de contrat ;
  • Etablissement du certificat de travail ;
  • Transmission de la DSN phase III mensuelle avec télépaiements ;

 

Partie 6 – prestations hors forfait

Art 11 – Toute autre prestation non comprise dans le forfait choisi peut faire l’objet d’une facturation complémentaire. Un devis sera établi avant réalisation de la prestation.

Art 12 – En cas de prestations sur mesure qui ne correspond à aucun forfait, un devis est établi. La facturation sera sur la base du devis établi préalablement.

 

Partie 7 – Utilisation du site internet Chronopaie.com

Art 13 – Chronopaie est soucieuse du respect de la vie privée des utilisateurs du Site et a mis en place à cet effet des mesures de sécurité destinées à protéger les données personnelles des utilisateurs du Site. En acceptant les présentes Conditions Générales, et en communiquant des données personnelles à Chronopaie, l’Utilisateur accepte que Chronopaie traite ces données, conformément aux présentes Conditions Générales.

Art 14 – Les données personnelles traitées et collectées lors des inscriptions sur le site sont les suivantes :

  • toutes les données personnelles relatives aux clients et aux salariés des clients, en ce compris le nom, l’adresse, l’adresse de courrier électronique, le numéro de téléphone… ;
  • les  » adresses IP »;
  • toutes les autres données personnelles que l’Utilisateur communique à Chronopaie.

Art 15 – Ces données personnelles sont utilisées pour :

  • exécuter la prestation commandée par l’utilisateur et traiter son paiement ;
  • contacter l’Utilisateur à des fins de marketing, y compris lui envoyer une newsletter ;

Le renseignement des informations nominatives collectées est obligatoire, ces informations étant nécessaires pour le traitement de la prestation, ainsi que pour l’établissement des factures. Ces informations sont strictement confidentielles. Le défaut de renseignement implique le rejet automatique de l’insciption.

En application des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, Chronopaie s’engage à n’utiliser les données à caractère personnel fournies par le client que pour les strictes finalités précisées dans les Conditions Générales. Chronopaie s’engage expressément à ne pas publier, divulguer ou transmettre d’informations concernant l’Utilisateur à des sociétés extérieures, sans son accord préalable. Par exception, dans le cadre de l’établissement des bordereaux de taxe d’apprentissage et de formation professionnelle, Chronopaie est susceptible de transmettre les informations du client à un prestataire extérieur spécialisé dans l’établissement de ces déclarations.

Art 16 – Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, le traitement des informations nominatives collectées sur le Site a fait l’objet d’une déclaration auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés. L’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données le concernant. Pour exercer ce droit, l’Utilisateur devra adresser une demande à Chronopaie, 18 rue Thérèse Rastit, 13260 Cassis.

Art 17 – L’Utilisateur accepte que Chronopaie utilise des cookies, c’est-à-dire des petits fichiers envoyés par son serveur Internet, qui sont enregistrés sur le disque dur l’ordinateur de l’utilisateur. Ce fichier garde la trace des préférences de l’Utilisateur ainsi que des pages web visitées.

Art 18 – L’utilisateur s’engage à :

  • ne pas faire usage du site internet de Chronopaie à des fins illégales ou préjudiciables pour les droits de Chronopaie ou des tiers, en particulier, ne pas faire usage du site pour diffuser des informations préjudiciables ou illégales, contraires aux bonnes mœurs, discriminatoires ou offensantes pour Chronopaie ou pour des tiers ;
  • ne pas perturber l’accès au site internet, ni accéder ou tenter d’accéder aux systèmes informatiques de Chronopaie de façon non autorisée, ni modifier le site, ni utiliser le Site pour transmettre des virus informatiques, hacking attacks, vers informatiques, etc. ;
  • respecter les présentes Conditions Générales ;
  • à s’assurer, avant de valider définitivement son dossier, que celui-ci répond exactement à ce qu’il souhaite acquérir ;
  • à saisir correctement ses données personnelles afin que son dossier soit traitée ;
  • à vérifier sa solvabilité et la validité de son moyen de paiement.

Art 19 – En cas de non respect des obligations de l’Utilisateur du site, Chronopaie se réserve le droit d’interdire et de bloquer immédiatement l’accès au Site et de réclamer des dommages et intérêts.

Partie 9 – Protection des données personnelles

Art 20 – Pour la bonne réalisation de sa mission, Chronopaie doit collecter et traiter les données personnelles du client et de ses salariés. La liste, non exhaustive, de ces données personnelles est :

Liste des données pouvant être collectées et traitées relatives aux clients :

  • Nom et prénom, état civil et coordonnées de l’entreprise individuelle ;
  • Adresse ;
  • Adresse e-mail ;
  • Numéros de téléphones
  • Nom, prénoms, état civil et coordonnées des mandataires sociaux ;
  • Nom, prénoms et coordonnées des personnes en contact direct avec Chronopaie au sein du client ;
  • IBAN de l’entreprise individuelle;
  • Numéro siret de l’entreprise individuelle ;
  • Numéro d’inscriptions aux chambres de commerce, des métiers, d’agriculture…
  • Identifications d’adhésion auprès des organismes sociaux ;
  • Identifications et contrats auprès d’organisme de prévoyance, mutuelle, retraite, congés ;
  • Et toute autre donnée pouvant être utile à la bonne réalisation de la mission de traitement de la paie.

 

Liste des données pouvant être collectées et traitées relatives aux salariés :

  • Nom ;
  • Prénoms ;
  • Adresse ;
  • Adresse e-mail ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Nationalité ;
  • Date de naissance
  • Lieu de naissance
  • Numéro de sécurité sociale
  • Sexe ;
  • IBAN ;
  • Emploi ;
  • Classification ;
  • Dates d’embauche ;
  • Ancienneté dans la profession
  • Montant de la rémunération ;
  • Nature du contrat de travail ;
  • Horaires de travail ;
  • Dates et natures d’absences ;
  • Copie des pièces identités (CNI, passeport, titre de séjour, autorisation de travail) ;
  • Informations d’adhésion à un contrat de prévoyance ;
  • Informations relative à un handicap ;
  • Informations relatives au suivie médical de la santé au travail ;
  • Informations relatives aux ruptures de contrat de travail ;
  • Informations sur les ayants droit aux contrats frais de santé ;
  • Informations sur les clauses de bénéficiaires des contrats de prévoyance ;
  • Informations relatives à ses frais professionnelles ;
  • Et toute autre donnée pouvant être utile à la bonne réalisation de la mission de traitement de la paie.

 

Art 21 – Les données personnelles du salarié et du client seront conservées par Chronopaie durant la plus courte de ces durées :

  • durant toute la durée du contrat de travail et durant les 5 années civiles qui suivent la rupture du contrat de travail,
  • ou durant toute la durée de la relation commerciale entre le client et Chronopaie et les 10 années qui suivent la rupture cette relation.

Chronopaie conservera également dans les mêmes conditions l’ensemble des e-mails émis et reçus par Chronopaie avec le client ainsi que tous les documents justificatifs reçus et en possession de Chronopaie.

Article 22 – La collecte et le traitement de ces données répondant au respect d’obligations légales, conformément à l’article 17-3-b du Règlement Général de Protection des Données, le client et ses salariés ne pourront en demander le retrait qu’à l’issue du délai de conservation susmentionné.

Art 23 – Le client et le salarié pourront demander l’accès à toutes les données personnelles ayant été collectées ainsi que leur rectification. Ils auront également le droit de demander les finalités du traitement de données, les destinataires de ces données, la durée de conservation, etc.

Chronopaie s’engage donc à mettre à la disposition du client l’ensemble des données que le client ou le salarié souhaite consulter ou rectifier. Ils pourront exercer ce droit par lettre recommandée avec accusé de réception auprès de Chronopaie, 18 Rue Thérèse Rastit, 13260 Cassis.

Art 24 – Le client s’engage donc à procéder auprès de ses salariés à l’information obligatoire prévue au règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif au Règlement Général de Protection des Données, notamment pour l’ensemble des données relatives au traitement de la paie dans la cadre du présent contrat de sous-traitance.

Art 25 – Chronopaie s’engage à mettre à la disposition de son client toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations en matière de collecte et de traitement des données personnelles et pour permettre la réalisation d’un audit.

Art 26 – Dans le cas où Chronopaie aurait recours dans le cadre de sa mission, à un sous-traitant pour la collecte ou le traitement des données personnelles susmentionnées, Chronopaie devra obtenir préalablement l’autorisation du client.

Art 27 – Le traitement des données personnelles du client et du salarié découle de l’application stricte du contrat de travail et de l’obligation légale d’établissement :

  • Des bulletins de salaire (code du travail articles L3243-1 à L3243-5) ;
  • Du certificat du travail (code du travail article L1234-19) ;
  • Du reçu pour solde de tous comptes (code du travail : article L1234-20) ;
  • De la déclaration sociale nominatives (loi n° 2012-387 du 22 mars 2012) ;
  • De la déclaration annuelle des données sociales (articles L133-5-4, R243-14 du code de la sécurité sociale et des articles 87, 88, 240 et 241 du Code Général des Impôts) ;
  • De la déclaration préalable à l’embauche (code du travail articles L1221-10 à L1221-12-1) ;
  • De la déclaration nominative attestation employeur (code du travail : articles R1234-9 à R1234-12) ;

Ces données pourront également être utilisées aux fins suivantes :

  • Adhésion ou radiation individuelle aux contrats de prévoyance collectifs ;
  • Procédure de rupture du contrat de travail ;
  • Adhésion à des dispositifs de plan d’épargne salariale ;
  • Gestion de carrière ;
  • Participation à des formations ;
  • Evaluations périodiques ;
  • Droit disciplinaire ;
  • Contrôle des durées du travail ;
  • Gestion et contrôle des accès ;
  • Attestation de salaire à fournir aux CPAM en cas d’arrêt de travail ;
  • Demande de prestations auprès des organismes de prévoyance ;
  • A toutes autres fins ayant pour objet la gestion administrative des salariés.

Art 28 – Le responsable du traitement des données personnelles au sein de Chronopaie est Cyril BERNARD.

 

Partie 10 – Confidentialité

Art 29 – Chronopaie s’engage, tant pendant la durée du présent contrat qu’après la résiliation ou l’extinction de celui-ci pour quelque cause que ce soit, à garder confidentiel tout renseignement commercial, financier, comptable , social ou autre se rapportant à l’activité de l’entreprise. La même confidentialité s’applique à l’ensemble des données personnelles recueillies par Chronopaie dans le cadre de sa mission.

Art 30 – L’accès aux données personnelles confiées à Chronopaie n’est accessible qu’aux personnes habilitées en raison de leurs missions.

Art 31 – Chronopaie, en qualité sous-traitant, est astreint à une obligation de sécurité des données et s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour en garantir la confidentialité et éviter toute divulgation d’informations.

 

Partie 11 – Divers

Art 32 – Le fait que Chronopaie ne se prévale pas, à un moment ou à un autre, d’une des dispositions des présentes Conditions Générales, ne pourra être interprété comme valant renonciation par Chronopaie à s’en prévaloir ultérieurement.

Art 33 – Dans le cas où l’une des dispositions des Conditions Générales serait déclarée nulle ou sans effet, elle serait réputée non écrite, sans que cela n’affecte la validité des autres dispositions, sauf si la disposition déclarée nulle ou sans effet était essentielle et déterminante.

Art 34 – Tout cas de force majeure rendant impossible l’exécution de la prestation, y compris la coupure des moyens de communications,  éteint les obligations pesant sur Chronopaie affectées par le cas de force majeure. Les prestations inexécutées en raison d’un cas de force majeure donnent lieu à remboursement. Toutefois cette inexécution ne peut donner lieu à aucuns dommages et intérêts.

 



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