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Gestion de la paie et données à caractère personnel : informer le salarié


Dans le cadre de vos recrutements, de la gestion de la paie et de la gestion administrative du personnel, vous êtes amenés à effectuer des traitements de données à caractère personnel.

Ainsi, vous devez nécessairement effectuer ces traitements de données conformément au RGPD.

En plus de la tenue obligatoire du registre des activités de traitement, et de la nomination obligatoire du délégué à la protection des données au sein de votre entreprise, voici quelques informations importantes qui s’appliquent spécifiquement à la gestion de vos salariés.

Quels sont les cas d’utilisations des données des salariés ?

Recrutement. Dans le cadre du recrutement, les données ne doivent servir qu’à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé. Seules des données relatives à la qualification et à l’expérience du collaborateur
peuvent être collectées (exemples : diplômes, emplois précédents, etc.).

Il est donc interdit de :

  • Demander à un candidat son numéro de sécurité sociale ;
  • Collecter des données sur la famille du candidat ;
  • Collecter des données sur les opinions politiques ou l’appartenance syndicale
    du candidat.

Gestion administrative du personnel. Dans le cadre de la gestion de vos salariés vous pouvez collecter principalement deux types de données :

  • Des données nécessaires au respect d’une obligation légale.
  • Des données utiles à la gestion administrative du personnel, à l’organisation
    du travail et à l’action sociale.

Respecter la minimisation. Dans le cadre des traitements RH vous ne devez collecter que des données adéquates,
pertinentes et strictement nécessaires à la finalité du traitement.

Contrôle de l’activité du personnel. Vous avez mis en place
différents outils afin de contrôler l’activité des salariés.
Par exemple, encadrer les conditions d’utilisation
d’Internet par les collaborateurs et le personnel sur leur lieu de travail. Mise en place des filtres afin de bloquer certains contenus (pornographie,
pédophilie, etc.). Il est également possible de limiter l’utilisation d’Internet pour
des raisons de sécurité par exemple le téléchargement de logiciels, la connexion à un forum, etc.

Contrôle du temps passé. Vous avez un logiciel permettant
de calculer le temps passé par les salariés sur un dossier ou une affaire. Cependant,
ce logiciel ne peut être détourné afin de contrôler l’activité des collaborateurs.

Gestion et contrôle de l’accès à des locaux. Vous avez mis en place des dispositifs afin de contrôler les horaires et l’accès des salariés.

Quelles sont les informations à communiquer aux salariés ?

Conformément aux exigences de l’article 13 du RGPD, vos salariés doivent être informés :

  • De l’identité et des coordonnées du responsable de traitement ;
  • Des coordonnées du délégué à la protection des données lorsqu’il y en a un ;
  • De l’objectif poursuivi (gestion administrative du personnel et du recrutement) ;
  • De la base juridique du traitement ;
  • De l’intérêt légitime s’il s’agit de la base légale du traitement ;
  • Des destinataires des données (des sous-traitants de la gestion de paie, etc.) ;
  • Des flux transfrontières ;
  • De la durée de conservation ;
  • Des conditions d’exercice de leurs droits d’opposition, d’accès, de rectification
    et de limitation, etc. ;
  • Du droit de retirer son consentement s’il s’agit de la base légale du traitement ;
  • Du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;
  • Des informations sur le caractère réglementaire ou contractuel du traitement
    lorsqu’il s’agit de la base légale du traitement.

Ces informations peuvent figurer sur le contrat
de travail de vos futurs salariés, ou sur un avenant au contrat de travail pour les salariés déjà présents.

Combien de temps conserver les données de vos salariés ?

Les données à caractère
personnel ne peuvent être conservées que le temps nécessaire à l’accomplissement
de l’objectif poursuivi lors de leur collecte. Généralement, les données relatives
aux salariés sont conservées le temps de leur présence
dans le cabinet d’avocats augmenté des durées de prescriptions légales. C’est à dire jusqu’à 5 ans aprés la rupture du contrat de travail.

Pour les dossiers de recrutement, il est recommandé un conservation durant 2 ans des dossiers au maximum.

 

Dans le cadre de sa mission de gestion de la paie, Chronopaie peut rédiger les avenants aux contrats de travail avec l’ensemble des informations détaillées ci-dessus qui prouveront que vous avez bien rempli votre devoir d’information.


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