Lorsque vous embauchez du personnel, quelque soit son statut ou le type de contrat, vous devez faire la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprés de l’URSSAF.
Obligatoire pour toute embauche ?
OUI, vous devez déclarer toute embauche de salarié, quels que soient la forme juridique de votre entreprise, son secteur d’activité, la taille de son effectif, les conditions d’exercice de la profession et la durée d’engagement de votre salarié.
Quand faire la DPAE ?
La déclaration doit être adressée à l’Urssaf avant la prise de fonction ou le début de la période d’essai, au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l’embauche, au plus tard à l’heure de l’embauche.
Comment faire la DPAE ?
C’est très simple, rendez-vous sur https://www.due.urssaf.fr/ et saisissez les informations sur votre nouveau salarié :
- l’identité et le n° de Sécurité sociale de votre salarié,
- la date et l’heure d’embauche,
- les informations relatives au contrat de travail (type de contrat, durée…).
A quoi sert la DPAE ?
Vous devez faire une DPAE pour :
- ouvrir à votre salarié tous ses droits sociaux,
- être couvert en cas d’accident du travail de votre salarié,
- bénéficier de tous vos droits à exonération éventuels,
- satisfaire aux demandes des différentes administrations qui vous contrôlent, et ainsi, éviter toutes sanctions liées, notamment, au travail dissimulé.
Les sanctions ?
Si vous n’effectuez pas de DPAE vous vous exposez à :
- des sanctions civiles : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale éludées du fait de l’absence de déclaration,
- des sanctions administratives : pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (soit 3,57 € en 2018),
- des sanctions pénales : l’absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.
En cas de dissimulation d’emploi salarié, vous pouvez être condamné par le tribunal correctionnel à une peine cumulative de :
- 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement si vous êtes une personne physique,
- 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire si vous êtes une personne morale.
Important : Si vous souhaitez que Chronopaie transmette la DPAE pour votre compte à l’urssaf (dans le cadre de sa mission de traitement de la paie), vous devez, avant chaque embauche, remplir le formulaire « nouveau salarié » en cochant la case stipulant que nous devons faire la DPAE. Cette demande doit nous parvenir suffisamment tôt avant l’embauche afin que nous puissions de notre coté établir la déclaration avant l’embauche et durant nos horaires d’ouverture.
En dehors de nos horaires d’ouverture ou en cas d’urgence, rendez-vous sur https://www.due.urssaf.fr/ afin de saisir directement votre DPAE.
La déclaration unique d’embauche (DUE) a été créée pour faciliter les démarches administratives des employeurs. Elle ne concerne pas les employeurs de salariés saisonniers en agriculture, les entrepreneurs occasionnels de spectacles et les particuliers-employeurs.
La DUE permet d’effectuer en une seule démarche les formalités suivantes :
- la demande d’immatriculation de l’employeur à la sécurité sociale en cas de première embauche d’un salarié et d’ouverture ou d’acquisition d’une entreprise employant des salariés,
- la demande d’immatriculation du salarié à la sécurité sociale ou au régime des salariés agricoles s’il s’agit de son premier emploi,
- la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage,
- la déclaration nominative du salarié préalablement à son embauche,
- la demande d’adhésion à un service médical du travail,
- et la demande pour la visite médicale d’embauche.
Les informations relevées dans la DUE sont utilisées pour le préétablissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).
Comment faire ?
La DUE doit être adressée, au plus tôt, dans les 8 jours précédant l’embauche, à l’Urssaf ou à la caisse de mutualité sociale agricole, qui retransmet à son tour les informations à chaque organisme concerné.
Cette déclaration peut être effectuée :
- soit par courrier recommandé avec accusé de réception en retournant un formulaire au « service déclaration d’embauche » de l’Urssaf,
- soit par télécopie,
- soit par internet : www.due.fr.
